Что обсудить до подготовки конференции

Зачем вы собираете гостей

Сформулируйте задачу одним предложением: представить продукт партнёрам, обменяться опытом внутри отрасли или обсудить планы с клиентами. Если задач несколько, выберите главную — она поможет расставить приоритеты в программе.

Отдельно обсудите, по каким признакам будете оценивать встречу. Число регистраций, участие в дискуссии и обратная связь гостей отвечают на разные вопросы. Не стоит подменять цель мероприятия одной цифрой посещаемости.

Кто придёт

Укажите предполагаемое число участников, их роли и знакомы ли они друг с другом. Для постоянных партнёров и новой аудитории понадобятся разные вводные, темы и способы знакомства.

Что уже решено

• Дата или несколько подходящих дат, город и продолжительность.
• Есть ли выбранная площадка и приглашённые спикеры.
• Нужны ли трансляция, запись выступлений или перевод.
• Кто со стороны компании согласует программу и расходы.

Необязательно знать все ответы сразу. Пометьте открытые вопросы, чтобы не принять рабочее предположение за согласованное решение.

Какой бюджет обсуждаем

Полезно назвать ориентир и уточнить, что в него должно входить: площадка, питание, техника, оформление, съёмка и работа организаторов. Если ориентир пока не определён, попросите разобрать состав расходов, а затем сравнивайте предложения по одинаковому перечню работ.

Что отправить организатору

Достаточно короткого письма: задача, аудитория, дата, город, число гостей, бюджетный ориентир и принятые решения. Приложите прошлую программу, если она есть, и напишите, что хочется сохранить, а что изменить.