Концепция или организация: что нужно вашей команде

Когда достаточно концепции

У вас есть команда, которая умеет организовывать мероприятия, но нужна идея и общая программа. Или сначала важно согласовать будущую встречу внутри компании, а уже затем выбирать исполнителей.

В этом случае полезен документ, где описаны задача, аудитория, тема, последовательность программы и предложения по оформлению. Заранее уточните подробность: общая программа и поминутный сценарий — разные объёмы работы.

Что остаётся вашей команде

Если вы заказываете только концепцию, кто-то должен превратить её в план подготовки. Назначить ответственных, выбрать площадку, собрать предложения подрядчиков, согласовать расходы, пригласить гостей и скоординировать мероприятие на месте.

Сам документ не заменяет эту работу. Проверьте, есть ли у команды время и люди на каждую задачу, а не только человек для согласований.

Когда нужна организация

Если команду подготовки предстоит собрать или у сотрудников нет возможности вести проект, обсуждайте организацию мероприятия. Перечень работ может включать программу, площадку, подрядчиков, гостей и координацию в день события.

Что согласовать до старта

• Какой документ или результат вы получаете на каждом этапе.
• Кто принимает решения и собирает обратную связь внутри компании.
• Какие задачи ведёт организатор, какие — ваша команда.
• Сколько времени предусмотрено на согласования.
• Кто отвечает за изменения после утверждения программы.

Если часть подготовки вы хотите оставить у себя, составьте общий список задач и распределите их. Так проще увидеть и пересечения, и работу, за которую пока никто не отвечает.